Orders automatisch doorsturen naar je fulfilmentpartner werkt in zes stappen: de order komt binnen, wordt gecontroleerd op betaling en adres, gaat naar het magazijn, wordt gepickt en verzonden, de verzendstatus en het Track & Trace-nummer komen terug naar webshop en klant, en een retour loopt dezelfde weg terug. De techniek is het makkelijke deel. De meeste problemen die wij bij webshops tegenkomen zitten in de regels eromheen: wanneer mag een order weg, wie is leidend voor de voorraad, en wat gebeurt er als iets mislukt.
De orderflow in zes stappen
- Order binnen. Shopify, WooCommerce, Bol of Amazon meldt een nieuwe bestelling.
- Controle. Is er betaald? Is het adres compleet en bezorgbaar? Staat de order niet op fraude-hold? Pas daarna mag hij verder.
- Naar het magazijn. De order gaat naar de fulfilmentpartner, met verzendmethode, gewenste vervoerder en eventuele inserts of cadeauverpakking.
- Picken, pakken, verzenden. Het magazijn verwerkt de order en maakt het label.
- Terugkoppeling. “Verzonden”, het Track & Trace-nummer en de vervoerder gaan terug naar de webshop, het verkoopkanaal en je boekhouding; de klant krijgt zijn bericht.
- Retour. De klant meldt een retour aan, het magazijn ontvangt en keurt, voorraad en terugbetaling worden bijgewerkt.
Stap 1, 3 en 4 doet elke koppeling. Het verschil tussen een goede en een matige automatisering zit in stap 2, 5 en 6.
Welke route past bij jou?
Er zijn vijf manieren om dit in te richten, van de plugin van je fulfilmentpartner tot een integratieplatform. De afweging staat in Fulfilmentpartner koppelen aan je webshop: de 5 routes vergeleken. Kort: één webshop en één 3PL zonder ERP → plugin van je partner; ERP, meerdere kanalen of retourlogica erbij → integratieplatform.
De zeven fouten die je voorkomt
1. Orders te vroeg doorsturen
Een order die het magazijn bereikt voordat de betaling definitief is, wordt gepickt en soms verzonden terwijl de betaling later alsnog mislukt. Stel de regel in: pas doorsturen bij status “betaald”, en houd orders met fraudeverdenking tegen.
2. Adressen niet valideren
Een ontbrekend huisnummer of een postcode die niet bij de plaats hoort, valt pas op bij de vervoerder, en dan is het pakket al ingepakt. Valideer adressen vóór het doorsturen en zet twijfelgevallen in een wachtrij die iemand dagelijks bekijkt.
3. Geen regels voor deelleveringen en backorders
Wat gebeurt er als van drie artikelen er twee op voorraad zijn? Zonder regel doet elke partij iets anders. Bepaal vooraf wat je doet: wachten tot de order compleet is, deelleveren, of splitsen. En bepaal het per kanaal, want Bol en Amazon hebben hun eigen eisen.
4. Voorraad op twee plekken leidend
Als de webshop en het magazijn beide voorraad “bijhouden”, lopen ze uit elkaar en verkoop je wat er niet ligt. Eén systeem is leidend (het magazijn of je ERP); alle andere systemen volgen. Zie ook Voorraaddiscrepanties voorkomen.
5. Statussen die niet terugkomen
De heenweg werkt, de terugweg niet: orders staan in de webshop op “in behandeling” terwijl ze al bezorgd zijn, en de klant krijgt geen Track & Trace. Bol en Amazon rekenen je hierop af in je verkopersscore. Controleer bij de inrichting expliciet dat verzendstatus en Track & Trace per kanaal terugkomen.
6. Retouren buiten de flow
Retouren worden in het magazijn ontvangen, maar de terugboeking van voorraad en geld gebeurt handmatig, vaak dagen later. Laat de retour dezelfde koppeling volgen als de order: aanmelding, ontvangst, keuring, voorraad terug, terugbetaling. Voor Shopify staat het uitgewerkt in Shopify-retouren automatiseren met je fulfilment.
7. Geen foutafhandeling en geen alerts
Een time-out bij het magazijn, een order met een onbekende SKU, een dubbel ordernummer: zonder afhandeling verdwijnt de order stil in een log. Zorg voor een wachtrij met opnieuw proberen, een melding bij herhaalde fouten en een overzicht waarin iemand elke ochtend ziet wat niet is doorgegaan.
Checklist voor de inrichting
| Onderdeel | Regel die je vooraf vastlegt | Waar het misgaat zonder regel |
|---|---|---|
| Doorstuurmoment | Pas bij “betaald”, niet bij “geplaatst” | Verzonden maar niet betaald |
| Adres | Valideren vóór doorsturen, twijfel in wachtrij | Retour van de vervoerder |
| Deelleveringen | Per kanaal: wachten, deelleveren of splitsen | Ontevreden klanten, dubbele verzendkosten |
| Voorraad | Één leidend systeem | Oververkoop |
| Terugkoppeling | Status + Track & Trace per kanaal terug | Servicevragen, lagere verkopersscore |
| Retouren | Zelfde koppeling als de order | Handmatige terugboekingen |
| Fouten | Wachtrij, retry, melding, dagelijks overzicht | Stille uitval |
Hoe doet KoneX het?
Bij KoneX is de orderflow één ingerichte stroom over al je kanalen: orders uit Shopify, WooCommerce, Bol of Amazon worden gecontroleerd, gaan naar PostNL Fulfilment of Paxon, en verzendstatus, Track & Trace en retouren komen terug in het kanaal, in Exact Online en bij de klant. De regels uit de checklist, zoals het doorstuurmoment, deelleveringen, de leidende voorraad en de foutafhandeling, leggen we bij de inrichting samen met jou vast in het implementatieplan. Zo begrijpt elke partij dezelfde order op dezelfde manier. Heb je één webshop en één fulfilmentpartner zonder ERP, dan doet de plugin van je partner de basis prima; KoneX is er voor de situatie waarin drie of meer systemen dezelfde order moeten begrijpen.
Veelgestelde vragen over het automatisch doorsturen van orders
Plan hier een vrijblijvend gesprek in om te bespreken welke route voor je orderverwerking bij jouw situatie past.
