KoneX Community Talks™ — Echte zorgen, Echte verhalen
In deze KoneX Community Talk delen we het verhaal van een gevestigde modeketen met een eigen warehouse en fulfilmentoperatie, die een deel van haar labels heeft verkocht. Dit resulteerde in een plotselinge magazijnleegstand en het afsplitsen van de fulfilmentoperatie tot een zelfstandig bedrijfsonderdeel.
Over deze KoneX Community Talks™ serie. Geanonimiseerde gesprekken met e-commerce professionals over de druk, twijfels en operationele zorgen die vaak onuitgesproken blijven. Door deze verhalen te delen, willen we een sterke en verbonden community opbouwen waar iedereen van elkaar kan leren.
Van een magazijn voor enkele grote merken naar een bredere fulfilmentoperatie
Ik sprak met de Sales Manager van de fulfilmentoperatie van de fashion retail chain, een bedrijfsonderdeel dat werd afgesplitst na de verkoop van een deel van de labels. Zijn rol was niet gericht op het optimaliseren van groei, maar op het reageren op een onverwachte verschuiving in de realiteit.
Een magazijn dat was ontworpen voor schaal draaide plotseling ver onder zijn capaciteit, en de druk om die ruimte om te zetten in een levensvatbare business nam snel toe. Om de overtollige ruimte te vullen, moest de Sales Manager in staat zijn om snel elk type klant, van elke omvang, te kunnen aansluiten. Voor een fulfilmentoperatie die is ingericht op schaal en interne distributie is dat allesbehalve eenvoudig. Dit is zijn verhaal.
Wie hij is
• Rol: Sales Manager bij een Europese fulfilmentprovider
• Categorie: Mode-fulfilment
• Markt: Europese online retailers
• Businessmodel: Fulfilmentdiensten voor meerdere modemerken
• Seizoensinvloed: Sterke pieken rond mode-introducties en verkoopcampagnes
• Oorspronkelijke setup: Magazijn geoptimaliseerd voor een beperkt aantal grote modemerken
• Huidige setup: Groot magazijn met aanzienlijke ongebruikte capaciteit na klantovernames
• Systemenlandschap: Enterprise ERP, warehouse management systemen en webshopkoppelingen
• Belangrijke verschuiving: Van enkele grote klanten naar meerdere kleinere online retailers
Ons gesprek
Wat gebeurde er toen twee van jullie belangrijkste klanten werden overgenomen?
“We draaiden een magazijn dat heel bewust was ingericht voor drie grote modemerken. Alles was geoptimaliseerd rondom hun volumes en processen. Toen twee van die merken door een andere groep werden overgenomen, zaten we ineens met ongeveer zestig procent ongebruikte magazijnruimte.
Operationeel functioneerden we nog steeds goed. Maar commercieel was het een schok. De kostenstructuur paste niet langer bij de werkelijkheid.”
Hoe veranderde dat jouw rol als Sales Manager?
“Mijn focus veranderde vrijwel direct. In plaats van het optimaliseren van bestaande relaties moest ik snel nieuwe klanten vinden. Niet theoretisch, maar heel concreet. Lege ruimte kost elke dag geld.
We moesten die capaciteit omzetten in omzet, en fulfilment voor kleinere online retailers leek de meest realistische optie.”
Wat maakte het aansluiten van kleinere retailers zo lastig?
“Onze systemen waren hier nooit voor bedoeld. De ERP-omgeving werkte perfect voor grote volumes en stabiele klanten, maar het koppelen van kleinere webshops vroeg veel IT-inzet.
Elke nieuwe integratie betekende overleg, configuratie en kosten die moeilijk te rechtvaardigen waren ten opzichte van het verwachte volume. En met slechts twee mensen op IT was dit niet eindeloos vol te houden.”
Hoe zijn jullie daar in eerste instantie mee omgegaan?
“We kozen voor een pragmatische workaround. Voor elke nieuwe klant implementeerden we aparte pick-en-packsoftware. Dat stelde ons in staat snel te starten zonder onze kernsystemen aan te passen.
In de praktijk betekende dit meerdere kleine fulfilmentopstellingen binnen één magazijn. Op korte termijn werkte dat, maar het zorgde ook voor fragmentatie.”
Wanneer begon dat een probleem te worden?
“Na verloop van tijd werden de inefficiënties zichtbaar. Meer handmatige stappen, hogere licentiekosten, en onze kernsystemen werden niet meer gebruikt zoals bedoeld.
Wat mij het meest bezighield was schaalbaarheid. Elke nieuwe klant voegde complexiteit toe. Ik vroeg me af hoe dit eruit zou zien met tien of twintig extra klanten.”
Wat was de kernvraag die jullie probeerden op te lossen?
“We waren niet op zoek naar vervanging van ons ERP. Dat deed precies waarvoor het was bedoeld.
De echte vraag was hoe we verschillende webshops konden koppelen aan één fulfilmentoperatie zonder dat elke onboarding een IT-project werd. We zochten een manier om de aansluiting te standaardiseren terwijl onze interne processen stabiel bleven.”
Wat veranderde er toen dat was opgelost?
“De grootste verandering was dat onboarding niet langer zwaar voelde. We konden fulfilment weer consolideren binnen onze bestaande infrastructuur en de aparte pick-en-packoplossingen uitfaseren.
Voor sales was dat cruciaal. Ik kon met nieuwe klanten praten zonder direct IT te betrekken. Het proces werd weer voorspelbaar.”
De zorgen
• Ongebruikte magazijncapaciteit zonder helder commercieel model
• Hoge integratiekosten voor kleinere klanten
• Tijdelijke workarounds die structureel worden
• Groei die afhankelijk is van IT-beschikbaarheid
Wat we in de sector vaker zien
Wat we steeds vaker zien, is dat fulfilmentproviders niet worden beperkt door ruimte of ambitie.
Ze worden beperkt door de complexiteit van hun systemen wanneer klantprofielen veranderen. Tijdelijke oplossingen zijn begrijpelijk onder druk, maar leiden vaak tot structurele frictie.
Groei faalt zelden door gebrek aan vraag, maar doordat onboarding te zwaar wordt.
Ons advies hoe KoneX zou kunnen helpen
In vergelijkbare situaties wordt KoneX ingezet als integratielaag tussen webshops en fulfilmentoperaties.
Dit kan helpen door:
- Webshopkoppelingen te standaardiseren zonder bestaande ERP-systemen te vervangen
- IT-afhankelijkheid te verminderen tijdens onboarding
- Fulfilmentprocessen stabiel te houden terwijl de klantdiversiteit groeit
Het doel is niet om een extra systeem toe te voegen, maar om bestaande systemen eenvoudiger te laten samenwerken.
Waarom dit verhaal ertoe doet
Dit verhaal laat zien dat fulfilmentuitdagingen niet altijd over groeidruk gaan.
Soms gaat het om hoe snel omstandigheden veranderen, en hoe goed systemen daarop zijn voorbereid zonder nieuwe risico’s te creëren.
Deel jouw verhaal
KoneX Community Talks™ is gebaseerd op echte ervaringen uit de praktijk. Als je deze zorgen herkent, ben je niet alleen.
Wil je jouw verhaal delen, anoniem of open, dan ben je altijd welkom om deel te nemen aan het gesprek.
Is deze situatie herkenbaar voor jou?
