Kort antwoord: je kunt bestellingen en voorraad tussen Shopify en Exact Online op vier manieren synchroniseren — handmatig, met een generieke automatiseringstool (zoals Zapier of Make), met een maatwerk API-koppeling, of via een integratieplatform. Welke het beste past, hangt af van je ordervolume en van het aantal systemen dat je wilt koppelen.
Verkoop je via Shopify en voer je je administratie in Exact Online? Dan wil je dat orders, voorraad en artikelen automatisch tussen beide systemen kloppen — zonder dat iemand gegevens overtypt. Handmatig overtypen kost tijd, leidt tot fouten en veroorzaakt verschillen in voorraad en omzet. Hieronder lees je eerlijk welke opties er zijn en wanneer je wat kiest.
Welke gegevens moet je eigenlijk synchroniseren?
Voordat je een methode kiest, is het handig om te weten wat er precies tussen Shopify en Exact Online moet stromen:
| Gegevens | Van | Naar | Waarom |
|---|---|---|---|
| Bestellingen | Shopify | Exact Online | Facturatie & administratie automatisch bijwerken |
| Voorraad | Exact Online | Shopify | Voorkom oververkoop; actuele voorraad in de webshop |
| Artikelen (SKU’s, prijzen) | Exact Online | Shopify | Productgegevens één keer beheren |
| Betaal- & orderstatus | Shopify | Exact Online | Sluitende administratie zonder handmatig werk |
De vier manieren om Shopify en Exact Online te koppelen
1. Handmatig (export en import)
Je exporteert bestellingen uit Shopify en importeert ze (via CSV) in Exact Online, en past voorraad met de hand aan. Goedkoop en zonder techniek, maar tijdrovend en foutgevoelig. Werkbaar bij een handjevol orders per week; onhoudbaar zodra je groeit.
2. Generieke automatiseringstools (Zapier, Make)
Tools als Zapier of Make laten je eenvoudige triggers instellen: “nieuwe Shopify-order → maak een regel in Exact”. Snel op te zetten voor simpele stromen. De grenzen komen in beeld bij tweerichtings-voorraadsync, artikelbeheer, de volledige order-to-cash en hogere volumes — dan wordt het al snel complex, en lopen de kosten per taak op.
3. Maatwerk API-koppeling
Een ontwikkelaar bouwt een koppeling op maat via de Shopify API en de Exact Online API. Maximale flexibiliteit, maar het vraagt ontwikkeltijd én doorlopend onderhoud: API’s veranderen, en dat moet iemand blijven bijhouden.
4. Een integratieplatform
Je sluit Shopify en Exact Online één keer aan op een integratieplatform, dat de gegevensstromen tussen beide (en eventueel je andere systemen) automatisch orkestreert. Minder onderhoud, één overzicht, en ruimte om later marketplaces, fulfilment of een tweede webshop toe te voegen zonder opnieuw te bouwen. Dit is de aanpak van KoneX.
Vergelijking in één oogopslag
| Methode | Opzet | Onderhoud | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Handmatig (CSV) | Geen techniek | Veel handwerk | Zeer lage volumes |
| Zapier / Make | Snel, simpel | Loopt op bij complexiteit | Eenvoudige, losse triggers |
| Maatwerk API | Ontwikkeltraject | Doorlopend (API-wijzigingen) | Specifieke, unieke eisen |
| Integratieplatform | Eén keer aansluiten | Centraal, meegroeiend | Groei & meerdere systemen |
Twijfel je tussen losse koppelingen en een platform in het algemeen? Lees dan ook: Losse koppelingen of een integratieplatform? Zo maak je de juiste keuze.
Hoe doet KoneX het?
Met de Exact Online – Shopify koppeling van KoneX synchroniseren bestellingen, voorraad en artikelen automatisch tussen je Shopify-webshop en Exact Online, zonder dubbele invoer. Mutaties worden automatisch verwerkt; waar het efficiënter is (bijvoorbeeld bij grote volumes) ondersteunt KoneX ook batchverwerking. Je sluit elk systeem één keer aan en kunt later eenvoudig marketplaces, fulfilment of extra webshops toevoegen — Integrate Once. Connect Everywhere.
Belangrijk om eerlijk te blijven: voor een simpele, eenmalige stroom bij lage volumes kan een tool als Zapier prima voldoen. Zodra voorraad in twee richtingen moet kloppen, je artikelbeheer wilt centraliseren of je meer systemen koppelt, wordt een integratieplatform doorgaans betrouwbaarder en goedkoper in onderhoud.
Veelgestelde vragen
Wil je weten welke aanpak bij jouw Shopify- en Exact Online-situatie past? Plan een vrijblijvend gesprek — we denken eerlijk met je mee, ook als een eenvoudige tool volstaat.
